هماهنگی و تعامل بین نرم‌افزارهای موجود در یک سازمان بسیار حیاتی است. این ادغام و هماهنگی به منظور بهبود جریان اطلاعات و...

یکپارچه سازی نرم افزار های سازمانی

یکپارچه ‌سازی نرم ‌افزارهای سازمانی یک مفهوم اساسی و کلی در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات است که به اتصال و هماهنگ ‌سازی نرم ‌افزارها، فرآیندها و سیستم‌ های مختلف داخل یک سازمان یا سازمان‌ های مختلف اشاره دارد. این فرایند امکان انتقال داده و اطلاعات میان اجزای مختلف سازمان را فراهم می‌ کند و سبب بهبود کارایی، کاهش هزینه ‌ها و افزایش تصمیم ‌گیری‌ های دقیق و منظم می‌ شود.

یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی چیست؟

یکپارچه کردن نرم ‌افزارهای سازمانی به معنای دسترسی به هماهنگی میان نرم ‌افزارها، فرآیند ها، پایگاه ‌داده‌ ها و سیستم ‌های مختلف است تا به صورت اتوماتیک و بهینه شده اطلاعات منتقل و تحلیل شوند. این امر برای سهولت ارتباطات داخلی سازمان، بهبود کیفیت خدمات، افزایش بهره‌ وری و کاهش خطا ها بسیار حیاتی و مهم است.

این عملکرد می‌ تواند توسط جایگزین سیستم‌ های قدیمی با سیستم‌ های جدید یا ادغام سیستم ‌های مختلف با یکدیگر صورت بگیرد. این کار به صورت اتوماتیک یا دستی انجام می‌ شود و معمولا به منظور افزایش بهره ‌وری و کارایی در سازمان انجام می ‌شود. با این کار داده‌ ها و فرآیندها بین انواع سیستم‌ ها تبادل می‌ شوند و تداخلات کاهش پیدا می ‌کند.

تاریخچه یکپارچه سازی سیستم های سازمانی

تاریخچه یکپارچه ‌سازی برای افزایش کارایی و بهینه‌ سازی عملکرد در سازمان ‌ها از اهمیت زیادی و قابل توجهی برخوردار است.

این فرایند در اواخر دهه ۱۹۵۰ و اوایل دهه ۱۹۶۰ با توسعه سیستم ‌های مدیریت اطلاعات و سیستم ‌های پردازش داده شروع شد و با گذشت زمان و پیشرفت فناوری اطلاعات نیاز به یکپارچه‌ سازی نرم‌ افزارهای سازمانی روز به ‌روز افزایش یافت. امروزه این فرایند به منظور بهبود هماهنگی در فرآیندها، افزایش بهره ‌وری، کاهش هزینه‌ ها و و بهبود خدمات به مشتریان انجام می ‌شود.

در دهه ۱۹۸۰ با پیشرفت تکنولوژی و پیدایش سیستم ‌های مدیریت منابع سازمانی، فرآیند یکپارچه‌ سازی نرم‌ افزارها به مرحله جدیدی رسید. سیستم ‌هایERP قادر به ادغام و هماهنگی بخش‌ های مختلف سازمان از جمله منابع انسانی، تولید و فروش بودند و این امکان را فراهم می‌ کردند که اطلاعات به صورت یکپارچه در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته شوند.

هدف یکپارچه سازی سیستم های سازمانی

اهداف مختلفی پشت یکپارچه سازی سیستم های سازمانی وجود دارد، اما برخی از آنها عبارت‌اند از:

• افزایش کارایی و بهره‌ وری

  یکپارچه سازی نرم افزار سازمانی باعث افزایش سرعت انجام کار، کاهش تکرار کارها و بهبود فرآیندهای سازمانی می شود. برای مثال یکپارچه ‌سازی CRM و ERP برای بهبود پیگیری مشتریان و مدیریت منابع سازمان.

• صحت اطلاعات و افزایش دقت

  با یکپارچه ‌سازی نرم ‌افزارها، اطلاعات در سازمان به صورت خودکار و بدون مشکل انتقال داده می ‌شود که باعث افزایش دقت آنها می ‌شود. برای مثال اتصال سیستم حسابداری به سیستم فروش برای دقت بیشتر در گزارشات مالی، نمونه ای از این موضوع است.

• کاهش هزینه ‌ها

  با یکپارچه‌ سازی نرم ‌افزارهای مختلف می ‌توان هزینه ‌های مربوط به نگهداری و تعمیر آنها را کاهش داد.

• بهبود در تصمیم ‌گیری

  با یکپارچه ‌سازی داده ‌ها و اطلاعات بین سیستم ‌ها سازمان قادر است تصمیم ‌گیری ‌و تحلیل بهتری را انجام دهد.

چگونه نرم افزارها را یکپارچه کنیم؟

یکپارچه ساختن نرم افزارهای سازمانی از اهمیت بالا و زیادی برخوردار است، زیرا علاوه بر ایجاد ارتباطی امن و محرمانه، باید از صحت انتقال اطلاعات و درست بودن دسترسی ها نیز اطمینان حاصل شود و در همین راستا مرحله های مختلفی برای یکپارچه سازی سازمانی وجود دارد که باید به ترتیب صورت بگیرند.

مراحل یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی عبارت ‌اند از:

• پیاده‌ سازی مراحل فنی یکپارچه سازی
• تعیین اهداف و استراتژی
• انتخاب ابزار مناسب برای یکپارچه سازی
• تعیین نیازمندی‌ های یکپارچه سازی
• آزمون و ارزیابی سیستم یکپارچه‌ سازی شده

در مجموع چهار روش برای یکپارچه سازی نرم افزار وجود دارد که در ادامه به تعریف هریک میپردازیم:

• یکپارچگی افقی

  یکپارچگی افقی، یک راه ایجاد زیر سیستم برای اهداف ارتباطی میباشد و یک رویکرد کاملا منعطف (انعطاف پذیر) است که بدون تاثیر پذیری از سیستم های دیگر، امکان اصلاح، جایگزینی و افزودن هر بخش از سیستم را فراهم میکند.

• یکپارچگی عمودی

  در این مدل، ابتدا واحدهای کاربردی برای زیر سیستم ایجاد میشود و سپس بصورت عمودی آن را یکپارجه سازی میکنیم. در این روش، راه حل بصورت کوتاه مدت، مناسب، سریع و ارزان میباشد.

• یکپارچگی ستاره

  در مدل یکپارچه سازی ستاره، هر زیر سیستم به سیستم دیگر متصل میشود و یک راه برای ارتباط بین تمام زیر سیستم ها میباشد. نمودار اتصالات در این یکپارچه سازی، به شکل یک بشقاب اسپاگتی میباشد و به تعداد اتصالات بستگی دارد؛ همچنین اضافه کردن زیر سیستم جدید سبب افزایش هزینه و زمان میشود.

• اجرای مشترک فرمت داده

  اجرای مشترک فرمت داده یک روش کاملا متفاوت میباشد که بر توسعه قالب های داده مستقل از برنامه کاربرد دارد. همچنین آن را نمایه یکپارچه سازی برنامه کاربردی سازمان نیز می نامند.

نرم افزار های یکپارچه سازی عبارتند از:

• نرم افزار ERP

  سیستم ERP به عنوان نرم افزار مدیریت منابع انسانی شناخته شده و از اصلی ترین روش های یکپارچه سازی کسب و کارها میباشد.نرم افزار ERP با ساده سازی فرایندها، یک کسب و کار را بصورت هوشمند میکند.

• نرم افزار CRM

  سیستم CRM میتواند جزئی از نرم افزار ERP باشد. همچنین ساده ترین راه برای ارتباط با مشتریان میباشد و از دیگر ویژگی های اصلی این این سیستم، میتوان به کاهش هزینه ارتباطات اشاره کرد. در مجموع CRM یک ابزار برای بهره گیری از قدرت تصمیم سازی داده ها میباشد.

• سیستم مدیریت پایگاه داده

  سیستم های مدیریت پایگاه داده، نرم افزار های خاصی هستند که برای بازیابی، ذخیره کردن و اجرا بر روی داده ها مورد استفاده قرار میگیرند. همچنین سبب خوانده شدن، ایجاد و به روزرسانی داده ها در پایگاه داده ها توسط کاربران میشود.

مزایای یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی

• بهبود کیفیت خدمات

  افراد در تمام سازمان ها از اطلاعات یکپارچه و دقیق و منظم برخوردار هستند که منجر به ارائه خدمات بهتر به مشتریان می ‌شود.

• افزایش بهره‌ وری و کارایی

  با کاهش داده ‌ها و اطلاعات تکراری، کارها به صورت خودکار انجام شده و بهره‌ وری افراد افزایش می‌ یابد.

• کاهش هزینه‌ ها

  با کاهش زمان صرف شده برای انجام فرآیندها و از بین بردن نیاز به انجام دوباره کارها، هزینه ‌ها کاهش می‌ یابد.

• بهبود ارتباطات

  یکپارچه ‌سازی می ‌تواند با فراهم کردن دسترسی به داده‌ های زمان واقعی و ترویج همکاری بین کارکنان، ارتباطات بین بخش ‌ها را بهبود بخشد.

معایب یکپارچه کردن نرم افزارهای سازمانی

• امنیت

  با افزایش ارتباطات درونی سازمان ممکن است خطرات امنیتی نیز افزایش یابد که نیاز به مدیریت و برنامه ‌ریزی مناسب دارد.

• هزینه و زمان اجرا

  پیچیدگی فرآیند یکپارچه ‌سازی و نیاز به سرمایه ‌گذاری مالی و زمانی ممکن است برای سازمان بحران ایجاد کند.

• مقاومت در برابر تغییر

  برخی اعضای سازمان ممکن است از تغییرات ناشی از یکپارچه ساختن نرم ‌افزارهای سازمانی ناراحت شوند یا مشکل داشته باشند و با مقاومت مواجه شوند.

اهمیت یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی

یکپارچه ‌سازی نرم ‌افزارهای سازمانی یک فرایند مهم است که در طراحی و توسعه نرم ‌افزارها به کار می‌ رود. اهمیت یکپارچه‌ سازی نرم ‌افزارها عبارت است از:

• سهولت در مدیریت و پشتیبانی

  با یکپارچه ‌سازی نرم ‌افزارها، مدیریت و پشتیبانی از نرم‌ افزارها آسان ‌تر می ‌شود زیرا اطلاعات مربوط به نرم‌ افزارها بصورت یکپارچه در دسترس است.

• افزایش کیفیت نرم‌ افزار

  تطبیق مناسب بین اجزای مختلف نرم ‌افزار و یکپارچه‌ سازی صحیح آنها، منجر به افزایش کیفیت و پایداری نرم ‌افزار می‌ شود.

• افزایش بهره‌ وری

  با یکپارچه ‌سازی نرم ‌افزارها، اطلاعات و عملکردهای مختلف نرم ‌افزار با هم هماهنگ شده و ارتباط صحیحی بین آنها برقرار می ‌شود که باعث افزایش بهره‌ وری و بهینه ‌سازی فرایندها می ‌شود.

• کاهش هزینه و زمان توسعه

  با یکپارچه ‌سازی نرم ‌افزارهای سازمانی، کار توسعه و تست نرم ‌افزارها سریع ‌تر و کم‌ هزینه‌ تر صورت می‌ گیرد زیرا نیاز به تکرار نوشتن کدها و تست ‌ها کاهش می ‌یابد.

• ارتباط بهتر با کاربران

  نرم ‌افزارهای یکپارچه شده، تجربه کاربری بهتری را برای کاربران فراهم می ‌کنند زیرا اجزای مختلف نرم ‌افزار با یکدیگر هماهنگ هستند و نیاز به هماهنگی مجدد نیست.

  به طور کلی یکپارچه ‌سازی نرم ‌افزارهای سازمانی اهمیت زیادی در بهبود عملکرد، افزایش بهره ‌وری و افزایش کیفیت نرم ‌افزارها دارد و برای هر سازمان یا توسعه‌ دهنده ‌ای بسیار حیاتی است. اهداف یکپارچه ‌سازی نرم ‌افزارهای سازمانی می ‌تواند بهبود عملکرد و کارایی سازمان را تضمین کرده و هزینه ‌های مرتبط با مدیریت سیستم‌ های مختلف را کاهش دهد.

  در هر سازمانی تعداد زیادی نرم افزار و سامانه وجود دارد که با توجه به نیاز خود از آن استفاده میکنیم، برای مثال نرم افزارهایی درحوزه مالی، اداری و...

  هر کسب و کاری ممکن است از یک نرم افزار یا چندین نرم افزار استفاده کند و این به این معنا نیست که همه ی پرسنل باید از همه ی نرم افزارها استفاده کنند.

  برای مثال وقتی یه نرم افزار در حوضه مالی دارید، شخصی که در حوضه روابط عمومی یا حقوقی مشغول بکار است ممکنه حتی اسمی از این نرم افزار نشنیده و کار نکرده باشد، زیرا در تخصص و حیطه کاریش نیست.

منظور از اینکه میگوییم نرم افزار بصورت یکپارچست، یعنی چه؟

نرم افزار بهفام چندین دانش مدیریتی در قالب یک نرم افزار ارائه داده است، برای نمونه داخل این نرم افزار ماژولی تحت عنوان مدیریت دانش داریم.

از دیگر ماژول های این نرم افزار میتوان به مدریت فرآیند اشاره کرد، برای مثال اگر در خصوص مدیریت فرایند سرچ بزنیم نرم افزارهای زیادی در این حوضه مشاهده میکنیم.

نرم افزار بهفام، تمام قابلیت های سیستم را در قالب یک نرم افزار ارائه کرده است.

از مزایای این نرم افزار میتوان به آسایش و راحتی پرسنل اشاره کرد. پرسنل تنها با یک سامانه و نرم افزار سرو کار دارد دیگر نیاز نیست برای عنوان و تعاریف کارکردش از چندین سامانه و نرم افزار استفاده کند(حالت جزیره بودن در این مورد اتفاق نمی افتد).

از عیوب این نرم افزار میتوان به امنیت و نشر اطلاعات اشاره کرد و در این مورد ضعف و آسیب پذیری زیادی همرا است، زیرا وقتی همه ی اطلاعات در یک سازمان قرار داشته باشد، با آسیب دیدن نرم افزار یا سامانه کلیه اطلاعات و کسب وکار با اختلال مواجه میشوند و در روند کار مشکل به وجود می آورند؛ اما اگر تعداد زیادی نرم افزار و سامانه وجود داشته باشد و یکی از آن ها با اختلال مواجه شود، مشکل قابل حل و برسی تر است و امکان کنترل و پیگیری در این روش بیشتر وجود دارد.

سامانه بهفام یک سامانه یکپارچگی سازی است که سیستم های مدیریتی (14ماژول و13 سیستم) درخود جای داده است.

برای شرکت ها کوچیک تر که رو به توسعه اند، مانند آرا، هیتا و... حجم کار و فشارهنوز آنقدری زیاد نشده که نرم افزار اداری بصورت جداگانه پیاده سازی کند و از کاران استفاده میکنند.

اما اگر این شرکت ها با افزایش کادر اداری مواجه شوند، نیاز به استفاده از سامانه یا نرم افزارهای دیگه میباشد. جامعه هدف این سامانه ها، کلیه کسب و کارها با هر عنوان و هدفی میباشد.